(🟢) وظائف سكرتير تنفيذي (رجال / نساء) لدى (هيئة التأمين).

تعلن هيئة التأمين عن توفر وظائف شاغرة لحملة الدبلوم بمسمى (سكرتير تنفيذي) للعمل في (الرياض)، وذلك وفقاً للتفاصيل والشروط الآتية.

المسمى الوظيفي:

سكرتير تنفيذي.

المؤهل المطلوب

– دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة

المسؤوليات الرئيسية:

التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.

جمع وإدخال البيانات والتحديث بشكل مستمر لقاعدة البيانات للتتبع وإعداد التقارير.

تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.

مساعدة أعضاء الفريق وتوفير المدخلات لضمان اكتمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد.

تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.

الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.

تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.

الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.

تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.

المشاركة في تنسيق خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.

تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.

الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.

إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.

تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.

تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.

حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.

المهارات:

المعرفة بقوانين وسياسات ولوائح قطاع التأمين

إعداد التقارير

إدارة العلاقات

مهارات التواصل

أدوات الإنتاجية المكتبية