(🔴) وظيفة إدارية (الهيئة العامة للإحصاء) في مجال السكرتارية بالرياض

أعلنت الهيئة العامة للإحصاء عبر موقعها الإلكتروني (بوابة التوظيف) توفر وظيفة شاغرة بمسمى (سكرتير تنفيذي) بمدينة الرياض، وذلك وفقاً لبقية التفاصيل الموضحة أدناه.

المسمى الوظيفي:
- سكرتير تنفيذي.

هدف الوظيفة:
- يتولى سكرتير تنفيذي مسؤولية إجراء الخدمات الإدارية، ورصد أنشطة التحضير لاجتماعات المدير المباشر، وإدارة مراسلات المدير المباشر، وتنظيم اجتماعات اللجان.

الأدوار والمسؤوليات:
- إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات.
- الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة.
- بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين.
- جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى.
- الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق.
- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات لضمان الالتزام بالمعايير المحددة.
- مقابلة الضيوف والترحيب بهم نيابة عن المدير المباشر بناءً على المراسم المحددة، ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
- ضمان توافر جميع المستلزمات المكتبية والقرطاسية للمدير المباشر والحفاظ على نظافة مكتب المدير المباشر والمنطقة على أساس مستمر.
- تنظيم جداول مواعيد المدير المباشر وتقويمات الفعاليات والخطة الأسبوعية وإعداد المتطلبات اللوجستية مثل إعداد الغرفة والمستلزمات المكتبية المطلوبة ووسائل الراحة للاجتماعات.
- التأكد من توفر غرف الاجتماعات وفقًا لجدول المدير المباشر وإدارة نظافة الغرف وتنظيمها لضمان الرضا وترسيخ السمعة المهنية للمدير المباشر.
- حضور اجتماعات الرئيس / مجلس الإدارة / اللجان وتزويد الأعضاء بالمعلومات والوثائق والبيانات اللازمة لمناقشتها في الاجتماع.
- إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية الواردة والصادرة الخاصة بالمدير المباشر لضمان السرية والالتزام بالمواعيد.
- إدارة ردود المدير المباشر على استفسارات محددة، وفقًا للإرشادات والتعليمات، من خلال الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات الدقيقة.
- المتابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بشأن الطلبات أو الإجراءات الشكلية التي يطلبها المدير المباشر لضمان الالتزام بالمواعيد.
- تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل.
- تحديد قائمة اللجان الداخلية والخارجية وتوضيح الغرض من اللجان ومساهمة الهيئة.
- صياغة خطاب الترشيح لإخطار أصحاب المصلحة المعنيين في الهيئة بتعيينهم في اللجان الداخلية والخارجية.
- تنظيم اجتماعات اللجان وتنفيذ المتطلبات اللوجستية اللازمة.
- حضور اجتماعات اللجان ومتابعة نتائج الاجتماعات والمسائل العالقة وتنفيذ القرارات بالتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين.

المهارات:
- مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
- القدرة على إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات.
- مهارات تنظيمية ممتازة.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
- مهارات الكمبيوتر والحاسوبية المتقدمة.
- القدرة على المحافظة على سرية المعلومات والثقة.

موعد التقديم:
- التقديم مُتاح الآن بدأ اليوم السبت بتاريخ 1446/08/02هـ الموافق 2025/02/01م.

طريقة التقديم:
- من خلال الرابط التالي:
اضغط هنا