الهيئة العامة للأوقاف توفر وظيفة شاغرة بمسمى سكرتير تنفيذي

أعلنت الهيئة العامة للأوقاف بمدينة الرياض عبر موقعها الإلكتروني (بوابة التوظيف) توفر وظيفة إدارية شاغرة لحملة البكالوريوس، للعمل بالهيئة في مدينة الرياض، بمسمى (سكرتير تنفيذي)، واشترطت الهيئة أن يكون المتقدم سعودي الجنسية، وذلك وفقاً لبقية التفاصيل والشروط الموضحة أدناه.

المسمى الوظيفي:
- سكرتير تنفيذي.

الشروط:
1- أن يكون المتقدم سعودي الجنسية.
2- درجة البكالوريوس في تخصص (إدارة الأعمال، إدارة عامة) أو ما يعادلها.
3- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ذات صلة.

المهام الوظيفية:
1- تنفيذ الخطط والتعليمات وتنظيم الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب مدير الإدارة.
2- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهرية الخاص بمدير الإدارة.
3- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال مدير الإدارة.
4- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بمدير الإدارة.
5- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بمدير الإدارة.
6- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب مدير الإدارة بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.
7- استلام وتوجيه البريد والفاكس الوارد بأسم مدير الإدارة وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات.
8- كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون مدير الإدارة طرفاً فيها.
9- التحضير للاجتماعات الخاصة بمدير الإدارة أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
10- مساعدة مدير الإدارة في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصي.
11- استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب مدير الإدارة وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين.
12- تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على مدير الإدارة ومتابعة القرارات الصادرة بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
13- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية للإدارة.
14- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها مدير الإدارة وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
15- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب لرفعه لمدير الإدارة.
16- أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير الإدارة.